Standardsoftware oder eigene Anwendung?

Die Frage wird meistens falsch gestellt. Sie lautet nicht «Standard oder Eigenbau», denn für fast jeden Ablauf in einem KMU gibt es fertige Software, und sie ist fast immer günstiger.

Die richtige Frage lautet: Was kosten die zwanzig Prozent, die nicht passen, über fünf Jahre? Denn diese zwanzig Prozent verschwinden nicht. Sie werden zu einer Tabelle, einem Zusatzschritt oder einer Person, die jeden Freitag etwas nachträgt.

Wann Standardsoftware klar gewinnt

Wenn Ihr Ablauf im Kern derselbe ist wie in tausend anderen Betrieben. Buchhaltung, Lohn, Zeiterfassung, E-Mail, Terminplanung im Normalfall: alles Bereiche, in denen Ihre Besonderheiten kleiner sind, als sie sich anfühlen.

Die Vorteile sind schwer zu schlagen. Sie zahlen einen Bruchteil, Sie starten mit etwas, das es schon gibt, statt zu warten, bis es gebaut ist, jemand anders kümmert sich um Updates und Verfügbarkeit, und Sie profitieren von Verbesserungen, die für alle gebaut werden.

Hinzu kommt ein Vorteil, der selten genannt wird: Sie können aufhören. Eine monatliche Lizenz zu kündigen ist eine Entscheidung, eine gebaute Anwendung stillzulegen ist eine Abschreibung.

Wann sich Eigenbau rechnet

Drei Konstellationen, und es reicht, wenn eine zutrifft.

Der Ablauf ist Ihr Geschäft. Wenn genau die Art, wie Sie etwas abwickeln, der Grund ist, warum Kundschaft zu Ihnen kommt, dann ist Standardsoftware ein Kompromiss an der falschen Stelle.

Die Lizenzkosten laufen pro Person und Sie werden mehr. Bei zwei Personen ist das nebensächlich, bei fünfzehn ist es der grösste Posten in der Rechnung.

Die Handarbeit rund um die Software ist messbar. Wenn jemand nachweislich mehrere Stunden pro Woche damit verbringt, das Werkzeug zu überlisten, dann bezahlen Sie den Eigenbau bereits, nur verteilt auf Löhne statt auf eine Rechnung.

Der teure Mittelweg

Es gibt eine Variante, die schlechter ist als beide Wege: Standardsoftware kaufen und sie dann so weit anpassen, bis sie fast wie Eigenbau aussieht.

Sie zahlen dann die Lizenz, den Anpassungsaufwand und obendrein den Preis dafür, dass Sie bei jedem Update des Anbieters prüfen müssen, ob Ihre Anpassungen noch funktionieren. Das ist die Konstellation, in der Betriebe irgendwann Updates nicht mehr einspielen, und ab da läuft die Uhr.

Die Rechnung, die die Entscheidung trägt

Nehmen Sie fünf Jahre und beide Seiten.

Für Standardsoftware: Lizenz mal Personen mal sechzig Monate, plus die Zeit für die Handarbeit ringsherum, ehrlich gemessen, plus den absehbaren Aufwand für die Anbindung an Ihre übrigen Systeme.

Für Eigenbau: die einmalige Entwicklung, plus laufende Betreuung, plus Betriebskosten, plus einen Zuschlag für Änderungen, die Ihnen heute noch nicht einfallen.

Wenn die beiden Zahlen nahe beieinander liegen, nehmen Sie Standardsoftware. Bei ungefähr gleichem Preis ist die Lösung, aus der Sie wieder aussteigen können, die bessere.

Wir sagen Ihnen das auch dann, wenn der Eigenbau der grössere Auftrag wäre. Eine Anwendung zu bauen, die eine bestehende Lösung nur knapp schlägt, ist ein Geschäft, das sich für genau eine Seite lohnt, und wir wären gerne auch in fünf Jahren noch Ihr Ansprechpartner.